Acht stappen inkoopmodel

Stap

Inkoopfase

Toelichting

0

Besluit tot inkopen

Binnen uw organisatie is op strategisch niveau besloten een vraag in te vullen door inkoop.

1

Projectplan

ICT Inkoop- en Adviesbureau stelt een projectplan op met een strategische analyse en een globale functionele specificatie van het inkooppakket. Ook wordt de samenstelling van het multidisciplinaire projectteam in dit plan opgenomen. Desgewenst kan gestart worden met stap zeven.

2

Marktanalyse

ICT Inkoop- en Adviesbureau werkt een interne en een externe analyse uit. In de interne analyse worden de financiële inkoopanalyse in detail uitgewerkt, bestaande contracten geanalyseerd en toekomstige behoeften gekwalificeerd en gekwantificeerd. Daarnaast worden de huidige prijsstelling geanalyseerd, klanttevredenheid en verbeterpunten inzichtelijk gemaakt en de mogelijkheden tot standaardisatie bepaald. In de externe analyse wordt marktonderzoek gedaan naar potentiële leveranciers, trends, productdienstcombinaties (PDC’s), financieringsconstructies en gangbare specificaties in de markt. Dit resulteert in een inkoopstrategie die aangeeft hoe het inkooppakket in de markt kan worden gezet. Dit kan verkaveling, kostprijsstrategie of portfoliostrategie zijn. Vervolgens worden de beoordelingscriteria opgesteld.   

3

Specificatie

ICT Inkoop- en Adviesbureau specificeert uw behoefte van het inkooppakket. Functioneel en/of technisch; de integrale kostprijs en de levenscyclus van het product en/of de dienst kunnen enkele behoeften zijn. Dit resulteert in een Programma van Eisen (PvE) en een conceptovereenkomst.

4

Leveranciersselectie

ICT Inkoop- en Adviesbureau zet Request for Proposals (RFP’s) uit bij leveranciers, beoordeelt offertes binnen het projectteam, stelt gunnings/selectieadvies op en onderhandelt met de geselecteerde leverancier(s).

5

Goedkeuring

ICT Inkoop- en Adviesbureau rapporteert het gunnings- cq. selectieadvies. Hieruit volgt mogelijk goedkeuring. 

6

Contracteren

ICT Inkoop- en Adviesbureau bedankt niet-geselecteerde leveranciers, stemt het implementatieplan af en werkt eventuele service levels nader uit. Hierna wordt het contract met de leverancier(s) gesloten.

7

Implementatie

ICT Inkoop- en Adviesbureau verankert de participatie en richt het bestelproces in. De overdracht naar contract- en leveranciersmanagement vindt plaats. Implementatie wordt zeker gesteld.

8

Evaluatie

Het inkoopproject – proces, plan en communicatie -, het projectteam en het resultaat worden geëvalueerd.